Du kender formentlig situationen:
Efter en samtale med en medarbejder eller kollega, slutter du af i den tro, at der er helt styr på tingene. Du har fået afleveret dit budskab og din samtalepartner har signaleret forståelse og samtykke. Men efter få dage opdager du, at din samtalepartner gør noget helt andet, end det i aftale. I hvert fald det, du troede, I aftalte…
Jeg tror, de fleste af os har prøvet den situation og undret os godt og grundigt over, hvordan det dog kunne gå galt. Vi var jo så omhyggelige med at forklare.
Men sagen er, at vi alle har hver vores verdensbillede. Forskellige måder at opfatte verden på farvet af vores erfaringer, værdier, oplevelser og opvækst. Derfor kan det, der betyder et for den ene, betyde noget helt andet for den anden.
Nedenfor finder du 3 gode tip, der hjælper med at sikre, at dit budskab bliver forstået.
Tip 1: Vær specifik
Sørg for at være specifik i dit sprog. Det vil sige: undgå halve sætninger og uspecifikke ord, hvor der er stor risiko for, at ordet tolkes på en anden måde end din, hos den du taler med. Eksempler på sætninger med uspecifikke ord kunne være:
“Jeg forventer, at du har det hurtigt færdigt!”
Hvad betyder hurtigt? Er det om ti minutter, en time eller 3 dage? Og hvad refererer “det” helt konkret til? Måske er det ganske tydeligt for dig, men det kan meget vel være, at din samtalepartner har en helt anden opfattelse.
Andre eksempler kunne være:
“Når du løser denne opgave, er høj kvalitet en forudsætning” Hvad er høj kvalitet? Og hvad er det en forudsætning for?
“Jeg er træt af det her” Hvad er det præcis, du er træt af?
Tip 2: Genfortæl
Når du har haft et møde med en medarbejder eller en kollega, så lad vedkommende opridse hovedpunkterne i det, I er nået frem til. På den måde får du et godt indtryk af, om I har forstået hinanden godt, og du har mulighed for at spørge ind til de punkter, der ikke helt stemmer overens med din opfattelse af samtalen.
Tip 3: Lav et referat
Den sidste ting, du kan gøre for at sikre, at dit budskab bliver forstået, er at enten du eller din samtalepartner skriver et kort referat af jeres samtale. Denne metode har to gode effekter:
1. Den der skriver referatet bliver helt skarp på opgaven, trin for trin, og er derfor allerede nu klædt rigtig godt på til at gå i gang med at løse den
2. Det bliver meget tydeligt – sort på hvidt – hvis I har forskellige opfattelser af det, I har snakket om, og I har nu en god mulighed for at rette til og korrigere indtil jeres opfattelser stemmer overens. På den måde sikrer I fælles opfattelse fra opgavestart, og I minimerer riskoen for at skulle korrigere og lave om undervejs, hvilket i mange tilfælde vil både forsinke og fordyre processen.
Den ekstra tid, I bruger på referatet, er derfor i sidste ende godt givet ud.
